В 1С ЗУП 8.3 кадровый учет начинается со штатного расписания. Этот документ отражает структуру компании, фиксирует должности и определяет порядок расчета зарплаты. Он необходим в разных ситуациях: бухгалтер использует его для анализа фонда оплаты труда, HR-специалисты — при подборе персонала, а контролирующие органы могут запрашивать его при проверках. Разберем, как создать и изменить штатное расписание в 1С:ЗУП.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание – это внутренний документ компании, который утверждается приказом директора. Можно использовать стандартную форму Т-3 или создать собственную.
Штатное расписание необходимо для детального описания всех должностей в компании. Каждая из них относится к определенному подразделению, формируя штатную позицию, закрепленную за конкретной структурной единицей. Для каждой такой единицы устанавливаются:
- Уровень оплаты труда, включая дополнительные выплаты,
- Требования к квалификации и разряду,
- Положенный отпуск,
- Режим работы,
- Условия и характер труда,
- Штатная численность.
Далее мы рассмотрим принципы формирования штатного расписания в программе 1С:ЗУП.
Как создать штатное расписание в 1С:ЗУП
При ведении штатного расписания в 1С:ЗУП его настройка и заполнение становятся важным этапом кадрового учета. От корректности внесенных данных зависит формирование документов, расчет заработной платы и управление численностью сотрудников.
Настройка штатного расписания в 1С:ЗУП
1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 позволяет пользователю выбирать, по каким параметрам будет вестись штатное расписание. Для этого выполняется его настройка.
- На начальном этапе, если раньше учет в программе не велся, будет предложено настроить параметры ведения штатки с использованием помощника начальной настройки. Включаем флаг «Использовать штатное расписание» и последовательно отмечаются галочками все необходимые пункты.
- Последующую настройку или ее изменение можно выполнить в разделе «Настройка – Кадровый учет – Штатное расписание».
Где найти штатное расписание в 1С
Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом представляет собой справочник, в который можно попасть из раздела «Кадры – Штатное расписание» или из раздела «Главное».
В справочник вносятся позиции, где каждая представляет собой должность в определенном структурном подразделении. Ей присущи определенные характеристики (оклад, график, отпуска и пр.) и определено их количество. Например, для подразделения «Сектор развития персонала» установлена позиция – начальник сектора.
Подразделения могут включаться в другие структурные единицы, формируя многоуровневую иерархию. В названии позиции каждая должность отображается вместе с подразделением, к которому она относится (через слеш). Если в системе учет ведется по нескольким организациям, то можно выполнить отбор по каждой из них. Для отображения всех позиций без группировки используется переключатель «Вид списка».
Как заполнить штатное расписание в 1С
Позиция штатного расписания не может быть внесена без указания обязательных реквизитов. Она связана с другими справочниками – «Подразделения» и «Должности». Поэтому перед заполнением штатки выполняется подготовительная работа по настройке подразделений и должностей. Справочники можно открыть из раздела «Кадры – Штатное расписание».
В справочнике «Подразделения» можно проанализировать структуру предприятия, изменить или ввести новые подразделения. Для структурной единицы устанавливается график работы, параметры выплаты зарплаты, ее бухучет. Вновь созданное подразделение будет отмечено жирным шрифтом и отразится в списке, если установить галочку «показывать новые». После внесения в штатное расписание будет сформировано.
При введении новой должности она добавляется в справочник «Должности», а затем вводится в штатное расписание.
После утверждения штатки у должности появится отметка «должность введена в штатное расписание» и проставится дата.
Если организация не ведет историю штатного расписания, то добавление подразделений и введение должностей происходит без его участия. Тогда отметки о формировании подразделении и утверждении должностей можно проставлять в карточках этих элементов.
Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП
Вести штатное расписание можно по-разному. Некоторым компаниям важно понимать, какие изменения происходили в штатке и отслеживать все отклонения. Для других достаточно просто утвердить штатное расписание и работать согласно актуальному варианту. Программа может хранить историю вносимых изменений. За переключение этой функции отвечает первоначальная настройка раздела «Кадры».
Рассмотрим, в чем различие между этими двумя методами.
Штатное расписание без сохранения истории изменений
При такой настройке доступны действия с позициями штатки. В справочнике «Штатное расписание» мы можем внести, изменить или отменить его элемент.
- Ввод новой позиции.
Добавление новой позиции производится по кнопке «Создать». В ООО «Идеальное решение» в литейный цех вводится новая должность – «Литейщик». Выберем ранее сформированную позицию из справочника должностей, а подразделение «Литейный цех» — из подразделений. Заполним остальные поля – график работы, количество единиц – 1 и оклад – 60 000. На вкладке «Дополнительно» внесем трудовую функцию и положенные отпуска.
Позиция будет утверждена, если в форме проставлена соответствующая галочка и дата утверждения. Неутвержденные отражаются в списке жирным шрифтом. Позицию (или несколько) можно утвердить из формы списка. Для этого выделяем нужные элементы и нажимаем «Утвердить позиции».
В нижней части списка находятся галочки, с помощью которых можно настраивать видимость позиций – отображать неутвержденные или закрытые.
- Изменение позиции.
Внесение корректировок в уже созданную позицию производится в ее карточке. Например, у нас расширяется литейный цех. Нам нужно повысить оклад литейщику до 80 000 и добавить в цех еще одну такую должность. Открываем карточку и указываем новые значения: оклад – 80 000 и количество единиц – 2.
Новый оклад в этом случае будет установлен для сотрудников, принятых после внесения изменения. Чтобы повышение отразилось и для уже работающих на этой должности сотрудников, нужно создать документ «Изменение плановых начислений», перейдя по ссылке в нижней части формы.
- Исключение позиции.
Если позиция в штатном расписании утратила актуальность, мы можем её закрыть, указав дату закрытия и установив отметку «Закрыта и больше не используется» в карточке позиции.
Штатное расписание с сохранением истории изменений
Чтобы система могла хранить все действия пользователя по изменению штатного расписания, они должны быть зафиксированы с помощью документов. При такой настройке каждая корректировка вносится своим документом. Их можно посмотреть по ссылкам в верхней части справочника.
- Утверждение штатного расписания.
Если штатное расписание создается впервые, мы будем использовать документ «Утвердить штатное расписание». В таком случае все должности добавляются вручную. Этот же документ следует применять, если изменения касаются большинства принятых позиций. При создании документа отобразятся все актуальные штатные единицы, после чего в карточки вносятся необходимые корректировки.
- Изменение позиции.
Для внесения корректировок в действующую позицию создается документ «Изменение штатного расписания». Его можно оформить с помощью ссылки «Изменить текущее штатное расписание». Например, для увеличения оклада литейщику, выбираем эту позицию. Нажимаем «Изменить позицию» и вносим новый размер оклада – 80 000 в карточку должности.
- Добавление позиции.
Для внесения новой позиции используется документ «Изменение штатного расписания». Для этого нажимаем «Добавить позицию» и вносим в карточку сведения о ней.
Добавление позиций возможно и при утверждении штатного расписания. В документе утверждения нажимаем «Добавить позицию» и далее заполняем карточку.
- Отмена позиции.
Для удаления позиции в документе «Изменение штатного расписания» нажимаем «Закрыть позицию». Выбираем недействующую позицию из перечня, устанавливаем дату отмены и проводим документ.
Отчеты 1С по штатному расписанию
В 1С ЗУП предусмотрены аналитические отчеты, позволяющие мониторить позиции штатки. Их можно формировать по действующим штатным единицам.
К примеру, с помощью такого отчета можно выявить вакантные позиции и сравнить их с запланированными.
Программа 1С:ЗУП предоставляет выбор способа ведения штатки. Можно использовать упрощенный вариант или задействовать весь функционал программы. Несмотря на то что ведение штатного расписания строго не регламентировано законом, на практике его используют все компании. Этот документ определяет структуру кадров, а при сложной сети подразделений является незаменимым инструментом для кадровика и бухгалтера.
