Корректное оформление командировки в 1С:ЗУП часто вызывает вопросы: как отличить командировку от разъездной работы, какие настройки включить, как рассчитать командировочные, отразить переработку в выходные дни или оформить продление командировки в 1С ЗУП 8.3. В этой статье мы покажем, как настраивать программу, оформлять приказ, рассчитывать расходы и формировать отчёты. На примере разберём особенности командировки совместителя, отражение выходных и выплату командировочных в 1С:ЗУП.
Что считается командировкой
Командировка — это временное направление работника для выполнения поручения в другой населённый пункт. Сотрудника могут отправлять в другой город для работы, участия в мероприятиях или повышения квалификации. Важно, чтобы направление в командировку было именно в другую местность — выезд в удалённый район того же города командировкой не считается.
Нельзя назвать командировкой и разъездную работу, если она предусмотрена трудовым договором. Водители, экспедиторы могут перемещаться в разные города и даже страны, но не будут при этом находится в командировке. В их обязанности входит выполнять свою работу в различных районах. А командировкой считается разовая поездка вне места основной работы.
Настройки для учета командировок в 1С:ЗУП
Для корректного отражения командировок в программе 1С:ЗУП нужно включить предварительные настройки на складке «Учет отсутствий» в разделе «Настройки состава начислений и удержаний».
Галочка «Командировки» включает возможность создания документа «Командировка». Если эта отметка не проставлена, документ не появится в списке создания новых документов.
Остальные настройки включаются по мере необходимости:
- Внутрисменные командировки – позволяют произвести расчет командировочных на неполный рабочий день (смену). Применяется, когда в организации установлена почасовая оплата труда. Если сотруднику установлен оклад, то при внутрисменной командировке в 1С:ЗУП будет рассчитана как оплата командировочных часов, так и зарплата за рабочий день.
Для расчета внутрисменной командировки используется часовая норма и отдельный вид начисления – ЧСКМД.
- Переходящий период командировки — устанавливается для длительных командировок. Позволяет выплачивать командировочные частями в установленные организацией сроки выплаты зарплаты, а не в конце срока.
- Дополнительная командировка — флажок активируется при направлении в ЛНР или ДНР. В этом случае суточные начисляются в повышенном размере.
Предварительная настройка позволяет учесть все нюансы оформления поездки и избежать ошибок при расчётах. Командирование в 1С фиксируется документально, а данные автоматически попадают в табель, расчётные листки и кадровую отчётность. Это облегчает контроль за сроками командировок, начислением выплат и соблюдением законодательства.
Как оформить командировку в 1С: пошаговая инструкция
В программе 1С:ЗУП 8.3 оформление командировки выполняется через одноимённый документ. Он позволяет отражать отсутствие сотрудника, рассчитывать средний заработок, создавать табель и приказ на командирование.
Создать документ можно из раздела «Кадры – Командировки» или через «Главное – Все отсутствия сотрудников». Здесь доступно оформление как индивидуальной, так и групповой командировки.
Такая операция включает сразу несколько задач: оформление командировки в 1С, регистрация периода отсутствия, расчёт командировочных, отражение в табеле и формирование приказа на командировку. Все действия фиксируются автоматически в едином документе, а расчёты включаются в ведомости по зарплате.
Как сделать приказ на командировку в 1С:ЗУП
В программе 1С:ЗУП приказ на командировку не оформляется отдельным документом. Он формируется и распечатывается из созданной записи о командировке (форма Т-9).
Если командировка оформляется для группы сотрудников, то распечатывается один приказ по форме Т-9а, в котором предусмотрены подписи всех командированных.
Документ «Командировка» в 1С:ЗУП
Рассмотрим, как отразить командировку работника на примере.
Бухгалтер ООО «Вернисаж» Котова Елена Михайловна направляется в командировку для участия в форуме с 24.04.2025 по 30.04.2025. Сотрудница работает в компании на двух должностях – как бухгалтер на основной работе и как финансовый менеджер по совместительству.
- Дата начала – 24.04.2025, дата окончания – 30.04.2025. Указываем календарный период нахождения в командировке.
- Проставим галочку учета МРОТ при оплате по среднему заработку. Если у сотрудника средний заработок окажется меньше минимального, расчет произойдет по МРОТ.
- Освободить ставку на период отсутствия – в нашем примере отметку не ставим. Может пригодиться для длительных командировок, когда требуется замещение должностей.
- Отсутствия по другим местам работы – создаем документ «Отпуск без сохранения оплаты». У нас сотрудница уезжает в командировку по основному месту работы как бухгалтер. Работать по совместительству как финансовый менеджер она в это время не будет, поэтому фиксируем отсутствие отпуском без сохранения зарплаты.
После внесения данных будет рассчитан средний заработок сотрудника – 3 410,48 рублей.
На вкладке «Начислено(подробно)» отразится сумма начисления на время командировки:
- Результат – 17 052,40.
- Отработано (оплачено) – 5 дней.
Командировочные начислены за рабочие дни по графику. Плата за командировку в выходные будет отражена отдельно.
На вкладке «Дополнительно» указываем данные, которые будут отражены в печатных формах (место направления в командировку, цель, за чей счет командировка). Количество дней в пути проставляется справочно для отражения срока в командировочном удостоверении. Это значение не влияет на расчет дней.
Оформление в 1С:ЗУП командировки группы сотрудников
При направлении в командировку нескольких сотрудников удобно фиксировать это одним документом «Командировка группы».
По кнопке «Подбор» или «Добавить» выбираем работников. Для каждого заполняем индивидуальные даты командировки, место, цель. После нажатия на ссылку «Оформить отсутствия» будут созданы отдельные документы «Командировка» для всех выбранных сотрудников.
Такая форма удобна для оформления командировки в 1С:ЗУП, если сотрудники едут по одному и тому же поручению, но при этом может различаться период, место или задача командирования.
Командировка в выходные дни в 1С:ЗУП
При выполнении командировочного задания в выходной день работа оплачивается так же, как если бы сотрудник трудился на своём основном рабочем месте. За выход положен либо дополнительный день отдыха (отгул) с оплатой в одинарном размере, либо оплата в двойном размере. Отражается такая работа через документ «Работа в выходные и праздники», отдельно от основного расчёта командировки.
В нашем примере работница участвует в форуме, который проходит и в выходные. Обязательным условием является согласие сотрудника на участие в мероприятии в нерабочие дни.
В документе «Работа в выходные и праздники» укажем:
- Дни работы. Нажимаем на «+» и добавляем рабочие выходные в командировке. У нас это полные дни суббота и воскресенье – 26 и 27 апреля.
- Вид компенсации. Работница изъявила желание компенсировать один рабочий выходной в двойном размере, а второй – отгулом. В табличной части создадим две строки и для каждой даты укажем свой вид компенсации.
Начисление компенсации выполнено в документе начисления заработной платы 1С:ЗУП. По кнопке «Заполнить» программа сформирует отдельные строки для каждого вида оплаты:
- В одинарном размере (с предоставлением отгула).
- В двойном размере.
Таким образом, документально фиксируется работа в выходные и корректно проводится расчет командировочных в 1С:ЗУП, в соответствии с выбранным способом компенсации.
Как рассчитать командировочные расходы в 1С:ЗУП
К расходам, которые компенсируются работнику в периоде нахождения в командировке, относятся:
- Суточные (расходы на питание).
- Затраты на проживание.
- Расходы на проезд.
- Прочие расходы, если они обоснованы и произведены с разрешения работодателя.
Для регистрации командировочных расходов в 1С:ЗУП используется документ «Доход в натуральной форме», расположенный в разделе «Зарплата – Натуральные доходы».
Компенсация фиксируется в последний день месяца утверждения авансового отчета по командировке.
Командировочные расходы «по нормативу» не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но отражаются в отчетности по страховым взносам. На расходы «сверх нормы» НДФЛ и взносы начисляются.
Например, сотрудница Котова Елена Михайловна вернулась из командировки 30.04.2025 и предоставила документы, подтверждающие расходы на проживание и проезд в сумме 30 500 рублей. В утвержденном руководством организации положении о командировках указано, что суточные за каждый день командировки по России выплачиваются в сумме 1200 рублей.
Отразим командировочные в пределах норм.
- Суточные в пределах норм: 700 * 7 = 4 900 рублей.
- Расходы в пределах норм: 30 500 + 4 900 = 35 400 рублей.
Для суточных сверх норм создадим еще один документ «Доход в натуральной форме».
- Суточные сверх норм: (1 200 – 700) * 7 = 3 500 рублей.
Эта сумма будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Отражение командировочных расходов в 1С требует точного разделения компенсаций на облагаемые и не облагаемые налогообложением части. Это важно для правильного расчёта и формирования отчётности в программе.
Отчет по командировкам в 1С:ЗУП
Отчеты по командировкам можно создавать на основе уже имеющихся в программе стандартных отчетов либо с использованием универсального. Всё зависит от того, какие показатели нужно отследить.
Например, чтобы рассчитать сумму командировочных в 1С за период, подойдёт типовой отчёт «Анализ ФОТ по начислениям»:
- Убираем неинформативные для нас колонки,
- Добавляем фильтр по начислениям, связанным с командировками.
Для подсчета количества дней командировки в ЗУП по каждому сотруднику формируем универсальный отчет:
- Установим период, за который хотим посмотреть командировки: 01.01.2025 -30.04.2025
- Выберем тип объекта – документ, имя объекта – Командировка, имя таблицы – Основные данные.
В настройках отчета на вкладке «Поля и сортировки» уберем галочки напротив ненужных полей и добавим новое поле «Количество дней».
Значение этого поля будет рассчитываться по формуле разности дат, используя значения дат начала и конца командировки.
Сохраним результат и сформируем отчет. Появится нужная нам колонка, отражающая количество дней нахождения в командировке по сотрудникам.
Отчет можно вывести на печать и, например, передать в бухгалтерию.
Что важно учесть при оформлении командировки в 1С
Корректное оформление командировки в 1С:ЗУП включает несколько этапов: активация нужных настроек, создание документа «Командировка» или «Командировка группы», печать приказа и расчёт всех выплат. Важно не только отразить отсутствие, но и правильно рассчитать командировочные, учесть расходы, дни в пути и компенсации за работу в выходные. Особое внимание стоит уделить настройке командировки в 1С:ЗУП 8.3 — без неё невозможна корректная регистрация поездки в программе.
Отдельно фиксируются расходы в пределах норм и сверх лимитов, начисления отражаются в бухгалтерии и участвуют в расчётах НДФЛ и страховых взносов. При необходимости можно оформить продление командировки или использовать отчёты для контроля затрат. Поддержка совместителей, групповые поездки и оформление выходных — всё это реализовано в программе.
