Организации регулярно выдают работникам денежные средства для оплаты расходов от имени компании. После использования этих сумм сотрудник предоставляет подтверждающие документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет в 1С. Документ выполняет несколько функций: он позволяет оприходовать ТМЦ и услуги, отражает расходы, учитывает НДС и расчеты с работником. Расскажем, как создать и заполнить авансовый отчет в 1С.
Как сделать авансовый отчет в 1С
В 1С:Бухгалтерия используется два вида документа:
- «Авансовый отчет» — подходит, чтобы отчитаться по любым затратам.
- «Авансовый отчет по командировкам» — для подтверждения командировочных расходов.
Документы расположены в разделе «Банк и касса – Касса — Авансовые отчеты». Добавить их можно по кнопке «Создать».
Как заполнить авансовый отчет в 1С
В авансовый отчет вносятся документы, которые предоставляет подотчетное лицо. Это могут быть кассовые чеки, бланки строгой отчетности, квитанции, транспортные и другие документы, предусмотренные законом для подтверждения расходов. Такое оформление позволяет правильно учитывать каждую покупку и отражать данные в бухгалтерии.
Для заполнения авансового отчета указывается:
- Дата документа — может быть последний день месяца или любая другая дата.
- Подотчетное лицо — работник, который отчитывается за произведенные расходы.
- Склад — заполняется, если приходуются ТМЦ или возвратная тара.
Правильное заполнение авансового отчета в 1С помогает избежать ошибок в учете и автоматизировать часть операций. Все данные вносятся пошагово — с прикреплением документов, выбором счета и проверкой НДС.
Авансовый отчет в 1С 8.3: образец
Документ авансовый отчет в 1С состоит из нескольких вкладок. Рассмотрим, какие данные в них отражаются.
Вкладка «Авансы»
При выборе подотчетного лица будет автоматически заполнена таблица по выданным авансам:
- Наличными через кассу.
- Переводом на счет работника в банке или на корпоративную карту.
- Выдачей денежных документов (билеты).
Сюда попадут выданные авансы, по которым работник не отчитался, т. е. в предыдущих авансовых отчетах они не указывались на вкладе «Авансы». Если работник отчитался полученному авансу не полностью, но выданная сумма уже была отражена на вкладке «Авансы» — в последующих авансовых отчетах остаток автоматически не заполнится. Тогда незакрытый аванс нужно выбрать вручную по кнопке «Добавить».
Вкладка «Товары»
Вкладка «Товары» служит для внесения документов, по которым приобретались товары, материалы или оборудование (основные средства).
- Указываем вид документа, его номер и дату.
- Вносим номенклатуру, количество и цену приобретения. Выделяем НДС.
- Счет учета — заполняется из карточки номенклатуры.
- Поставщик —указываем поставщика, у которого закупаются ТМЦ.
- СФ — ставим галочку, если поставщик выписал счет-фактуру на организацию. Подотчетник получает ТМЦ по документу, подтверждающему его полномочия.
- (доверенности), а накладная и счет-фактура оформляются на организацию.
Такая детализация необходима для корректного учета НДС и отражения поступления ценностей.
Вкладка «Оплата»
На вкладке «Оплата» отражается документ, подтверждающий произведенную оплату поставщику. Это может быть как предварительная, так и полная оплата. Поставщик выписывает документы на организацию, оформляются документы поступления товаров или услуг. Например, водитель (подотчетник) внес предоплату в автосервис за ремонт служебного автомобиля. Автосервис предоставил кассовый чек. В авансовом отчете будут отражены расчеты с поставщиком, а услуга оприходована документом «Поступление услуг».
Вкладка «Возвратная тара»
Заполняется, если подотчетнику вместе с ТМЦ передается тара, которую нужно вернуть поставщику. Тара приходуется на забалансовый счет и не влияет на задолженность работника.
Вкладка «Билеты»
На вкладке «Билеты» отражаются проездные документы, которые были приобретены организацией для сотрудника. Затраты на покупку билетов учитываются в расходах, когда поездка состоялась и работник за нее отчитался.
Вкладка «Прочее»
На этой вкладке отражаются документы, которые не подходят для других вкладок. Это могут быть кассовые чеки на различные услуги (почтовые, транспортные, связь и пр.). Если поставщик услуг выписывает счет-фактуру на организацию, НДС можно принять к вычету. Для этого отмечаем галочку «СФ» и указываем данные счета-фактуры.
После проведения документы будут сформированы проводки по уменьшению задолженности подотчетного лица на сумму подтверждающих документов (счет 71.01).
Отраженные на вкладке «Товары» ценности оприходуются на склад. Будет учтен аванс поставщику (вкладка «Оплата»). Прочие затраты отразятся на счетах расходов (вкладка «Прочее»).
Выделенные, но не подтвержденные счетом-фактурой суммы НДС отразятся на счетах расходов в БУ, а в НУ и не будут приняты.
При отметке «СФ» произойдет автоматическая регистрация документа «Счет-фактура полученный».
Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3 по чекам
В 1С вносить кассовые чеки в авансовый отчет можно как вручную, так и с помощью автоматической загрузки. Чтобы загрузить чеки в 1С:Бухгалтерию, их нужно отсканировать телефоном через мобильное приложение 1С:Сканер чеков. Код доступа и инструкция для скачивания размещены в разделе «Главное — 1С:Сканер чеков».
Для сканирования открываем приложение на телефоне:
- Нажимаем «+Чек».
- Сканируем QR-код кассового чека.
- При успешном считывании чек отразится в приложении. Нажимаем «Отправить».
Чек будет отправлен в 1С:Бухгалтерию после проверки в ФНС. Статус «Ожидает» изменится на «Проверен», и чек появится в 1С.
Загрузка чеков в 1С выполняется в документе «Авансовый отчет» на вкладках «Товары» и «Прочее». По кнопке «Загрузить» в табличной части откроется окно со всеми отсканированными чеками, которые еще не внесены в программу. Выделяем нужные и подтверждаем загрузку. Незагруженные чеки будут каждый раз отражаться при открытии окна. Если чек не будет загружаться (внесен ошибочно или уже добавлен вручную) его можно убрать из списка по кнопке «Удалить».
После загрузки чека подбираем нужную номенклатуру или создаем новую.
Поле «Поставщик» заполнится автоматически, если контрагент уже есть в базе. Когда контрагент новый — поле будет пустым. Чтобы добавить контрагента, кликаем на пустое поле «Поставщик». Программа предложит создать нового контрагента по ИНН (доступно при подключенном сервисе 1С:Контрагент»).
Как оформить авансовый отчет по командировке в 1С
Командировочные расходы можно подтверждать как с помощью стандартного документа «Авансовый отчет», так и специализированного — «Авансовый отчет по командировке».
Специальный документ служит для отражения таких расходов, как:
- Суточные.
- Расходы на проживание.
- Расходы на проезд.
- Прочие расходы, необходимые для выполнения задания по командировке (связь, интернет, парковка и пр.).
- Билеты, приобретенные организацией для сотрудника.
Что заполняется в документе:
- Дата — дата формирования авансового отчета. Сотрудник должен отчитаться в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки.
- Сотрудник — подотчетник, который вернулся из командировки.
- Период — время нахождения в служебной поездке по приказу.
- Суточные — рассчитываются автоматически, исходя из количества дней поездки по установленным нормам.
- Аванс — указываются документы, которыми выдавали аванс перед командировкой.
В табличной части можно указать чек, билет или другой документ. Документы добавляются вручную или загружаются через 1С:Сканер чеков. Выбирается счет затрат, на котором отражают расходы на командировку в организации и субконто «Командировочные расходы».
При наличии счета-фактуры от поставщика, его данные указываются в поле «Учет НДС».
В поле «Билеты, приобретенные организацией» отражаются проездные документы, которые были закуплены компанией для отправки работника в командировку. При проведении авансового отчета, расходы на приобретение билетов будут учтены.
Когда все подтверждающие документы будут внесены, в нижней части отразится состояние расчетов с подотчетным лицом.
Если аванс израсходован не полностью, остаток возвращается в кассу или на расчетный счет. Когда выданного аванса не хватило, и работник добавлял свои деньги – образуется перерасход, который нужно компенсировать. Например, чтобы вернуть перерасход через кассу нажимаем «Выплатить — Наличными». Заполнение расходного ордера происходит автоматически.
Корректное оформление авансового отчета в 1С закрывает расчеты с подотчетным лицом и обеспечивает точный учет расходов, ТМЦ и НДС. Использование функции загрузки кассовых чеков через 1С:Сканер чеков значительно упрощает процесс и минимизирует ошибки ручного ввода.
