Ваша заявка принята в работу!

Консультант перезвонит Вам в рабочее время по телефону



Заказы обрабатываются по будням с 9:00 до 18:00. Заявки, зарегистрированные в выходные дни, будут рассмотрены в ближайший рабочий день.

Напишите, пожалуйста, на info@assistant1c.com, если с Вами не связались.

1C:ЗУП
20.01.2025
26 минут

Прием на работу в 1С:ЗУП 8.3: пошаговая инструкция

Елена Виданова

Елена Виданова

Главный бухгалтер

Прием на работу в 1С — ключевой этап кадрового учета, который требует точного соблюдения алгоритма действий. Процедура оформления сотрудников зависит от их категории и предусматривает предоставление полного пакета документов, регламентированного ст. 65 ТК РФ. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрены инструменты для автоматизации этого процесса, что позволяет минимизировать ошибки и ускорить подготовку документов. Разберемся, как оформить прием на работу в 1С ЗУП 8.3.

Прием на работу сотрудника в 1С:ЗУП

При трудоустройстве руководство компании должно обеспечить ознакомление соискателя с условиями работы, внутренним распорядком и другими локальными документами организации. Зачисление работника в штат осуществляется на основании подписанного трудового договора и оформленного приказа (при условии, что в организации предусмотрено издание приказов).

После того как кандидат предоставил требуемый пакет документов, специалист отдела кадров или бухгалтер приступает к обработке данных (при наличии согласия на работу с персональными данными). Для оформления трудового договора информацию о новом сотруднике необходимо зарегистрировать в программе.

Добавление нового сотрудника в справочник «Сотрудники» в 1С

Персональные сведения о работнике вносятся в карточку, которая хранится в справочнике «Сотрудники». Добавить новый элемент справочника можно по кнопке «Создать».

1C Прием на работу - Добавление нового сотрудника в справочник

Попасть в этот справочник можно и из документа приема, кликнув на ссылку «Создать» (как создать документ «Прием на работу», будет описано далее).

1С ЗУП Прием на работу - Создать карточку

Карточка сотрудника имеет несколько вкладок. Заполняем основные сведения о сотруднике: ФИО, дату рождения, данные СНИЛС и ИНН.

Прием на работу в 1С ЗУП - Заполнение карточки сотрудника

На закладке «Личные данные» вносим информацию о гражданстве. Это важное поле, ведь налогообложение доходов российских и иностранных граждан имеет существенное отличие. Заполняем данные документа, удостоверяющего личность, адрес, контактную информацию.

Прием на работу в 1С ЗУП - Личные данные

Эта информация является обязательной, остальные вкладки дополняются по мере необходимости. Их можно заполнить сразу либо вернуться в любое время после оформления приема на работу. После записи карточки сотрудника, будет создан элемент в справочнике «Сотрудники» и одновременно в справочнике «Физические лица».

Создание и заполнение документа «Прием на работу» в 1С:ЗУП 8.3

Прием на работу является кадровым мероприятием и осуществляется в программе с помощью одноименного документа. Новый документ можно создать, перейдя по ссылке «Прием на работу». После этого в поле «Сотрудник» выбираем созданного нами работника.

Оформление приема на работу в 1С ЗУП

Прием на работу можно создать и непосредственно из карточки сотрудника, нажав на ссылку «Принять на работу» или, выбрав операцию из списка «Оформить документ».

Как принять на работу сотрудника в 1С ЗУП

В появившемся окне вносим данные о должностных обязанностях и условиях трудоустройства. Фиксируем дату начала работы, длительность испытательного периода (при его наличии). Вносим информацию о структурном подразделении, куда принимается работник. При наличии в организации практики издания кадровых приказов, отмечаем это в графе «Наименование документа». Определяем должность и соответствующие ей трудовые обязанности. Заполнение данного поля обязательно, поскольку эта информация включается в отчет ЕФС-1, подлежащий представлению в Социальный Фонд не позднее следующего рабочего дня.

Определим формат ведения трудовой книжки (электронная или бумажная). Для впервые трудоустраивающихся работников активируем отметку о начале трудовой деятельности. В этом случае трудовая книжка формируется исключительно в электронном формате. Для сотрудников с имеющимся стажем необходимо указать ранее выбранный формат ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы. Устанавливаем рабочий график и тип занятости работника. В данном примере сотрудник будет работать по пятидневной рабочей неделе на условиях основного места работы.

Прием на работу в 1С ЗУП 8.3 - Трудовая книжка

Если не заполнен стаж для расчета пособий, переходим по ссылке и вносим недостающие сведения. Заполняем сведения о стаже на основании информации о предыдущих местах работы.

Оформление приема на работу в 1С ЗУП - Стаж

Если сотрудник имеет право на дополнительный отпуск, укажем это. Нумерация документа «Прием на работу» будет создана программой автоматически и по порядку. При использовании своей нумерации кадровых приказов, укажем нужный номер в поле «печатать как».

Оформление приема на работу в 1С ЗУП - Отпуск

На вкладке «Оплата труда» указываются сведения о предусмотренной оплате сотруднику. Вкладка «Трудовой договор» отражает данные договора и условия приема на работу.

Оформление приема на работу в 1С ЗУП - Трудовой договор

По кнопке «Печать» формируется форма приказа о приеме и трудовой договор. Затем можно вернутся в карточку сотрудника и, при необходимости, внести дополнительную информацию. Например, если способ выплаты зарплаты у сотрудника отличается, укажем это на вкладке «Выплата зарплаты».

 Оформление приема на работу в 1С ЗУП - Форма приказа

Данные по НДФЛ на нового сотрудника в 1С:ЗУП

При приёме нового сотрудника важно учитывать изменения в налогообложении доходов физических лиц (НДФЛ), вступающие в силу с 1 января 2025 года. В соответствии с Федеральным законом от 12.07.2024 № 176-ФЗ, вводится прогрессивная шкала ставок НДФЛ для налоговых резидентов РФ:

  • Доходы до 2,4 млн руб. в год — 13%,
  • От 2,4 млн до 5 млн руб. в год —15%,
  • От 5 млн до 20 млн руб. в год — 18%,
  • От 20 млн до 50 млн руб. в год — 20%,
  • Свыше 50 млн руб. в год — 22%.

Для налоговых нерезидентов РФ сохраняется ставка 30% на доходы, полученные от источников в Российской Федерации. Однако для отдельных категорий, таких как высококвалифицированные специалисты и граждане стран ЕАЭС, применяется 5-ступенчатая шкала.

Подробнее о правилах расчета НДФЛ в 2025 году читайте в статье «Как рассчитывать НДФЛ в 2025 году«.

Оформление сотрудника по совместительству в 1С:ЗУП 8.3

Законодательство РФ допускает возможность осуществления трудовой деятельности как у нескольких работодателей, так и выполнение дополнительных обязанностей у текущего нанимателя. Совместительство реализуется вовремя, свободное от основной занятости. Количество трудовых соглашений не ограничивается, однако продолжительность дополнительной работы не должна превышать половину ставки. В трудовом договоре обязательно фиксируется факт работы по совместительству. Для корректного оформления совместителя на частичную занятость необходимо активировать соответствующий параметр в настройках кадрового учета программы.

Оформление сотрудника по совместительству в 1СЗУП 8.3

Порядок оформления совместителя аналогичен процедуре приема основного работника. Начнем с внесения персональных данных. В поле «Полное имя» необходимо внести фамилию, имя и отчество работника. Поскольку в нашем случае оформляется внутренний совместитель, его данные уже содержатся в базе программы как физического лица и сотрудника. Система автоматически идентифицирует дублирование и выдаст соответствующее предупреждение. После проверки корректности данных подтверждаем, что выбран требуемый сотрудник.

 Оформление сотрудника по совместительству в 1СЗУП 8.3 - заполнение карточки

Наш сотрудник устраивается на 0,25 ставки и будет работать 2 часа в день. Укажем количество ставок – ¼ и выберем график работы, соответствующий этим условиям. На вкладке «Трудовой договор» будут указаны условия приема по совместительству с сокращенной рабочей неделей.

Оформление сотрудника по совместительству в 1СЗУП 8.3 Трудовой договор

При приеме на работу совместителя он будет добавлен в справочник «Сотрудники» как новый.

Оформление сотрудника по совместительству в 1СЗУП 8.3 - Список сотрудников

Но при этом в справочнике «Физические лица» будет присутствовать один раз. Это правильно, ведь учет НДФЛ ведется по физ. лицам. Если обнаружится, что сотрудник ошибочно «задвоился» как физическое лицо, необходимо обязательно объединить эти дубли для правильного учета (с помощью сервиса «Объединение дублей физических лиц»).

Прием сотрудника на дистанционную работу в 1С:ЗУП 8.3

Когда сотрудник трудится не по месту нахождения работодателя, то такая работа считается дистанционной и регулируется статьей 312 ТК РФ. Эта настройка должна быть включена в параметрах кадрового учета.

Прием сотрудника на дистанционную работу в 1СЗУП 8.3

При трудоустройстве «удаленщика», делаем эту отметку в документе «Прием на работу». Из формы документа о приеме есть возможность распечатать трудовой договор при дистанционной работе.

Прием сотрудника на дистанционную работу в 1СЗУП 8.3 - Трудовой договор

При формировании ЕФС-1 признак дистанционной работы будет указан в отчете.

Прием сотрудника на дистанционную работу в 1СЗУП 8.3 - ЕФС-1

Программа 1С:ЗУП позволяет вести кадровый учет работников различных категорий. Кадровое мероприятие по приему сопровождается внесением данных о сотруднике. При приеме на работу отражается информация  об условиях труда и вносятся сведения для расчета зарплаты.

Если в компании работает не более 60 сотрудников, кадровый учет можно вести и в 1С:Бухгалтерии. Этот вариант подходит для небольших организаций, где нет необходимости в использовании расширенного функционала 1С:ЗУП. Подробнее о ведении кадрового учета в бухгалтерской программе читайте в статье «Ведение кадрового учета в 1С:Бухгалтерия«.

Нужна консультация?

Оставьте заявку. Наши специалисты
ответят на ваши вопросы.

Ноутбук

Читайте также

Подпишитесь на наши новости

Только самые актуальные и интересные материалы

Наврех