Все юридические и физические лица, с которыми работает компания, являются для нее контрагентами. Это могут быть поставщики, покупатели, государственные органы, частные лица, сотрудники организации. Для того чтобы фиксировать и хранить информацию о них, в программе 1С:Бухгалтерия существует специальный справочник «Контрагенты». Как правило, в цену купленной на официальном сайте 1С Бухгалтерии 8.3 входит только первоначальная настройка, а обязанность заполнять справочники ложится на плечи бухгалтера. Сегодня мы расскажем, как это сделать.
Вид и описание справочника
Посмотрим, где расположен справочник «Контрагенты» и как работать с его элементами на конкретных примерах.
Справочник можно открыть из меню «Справочники – Покупки и продажи – Контрагенты».
При открытии мы увидим всех наших контрагентов, которые были внесены в программу. В стандартной настройке показаны: наименование в программе, ИНН, полное наименование, подключенный ЭДО.
При необходимости внешний вид справочника может быть изменен. Для этого нужно зайти в настройку изменения формы и отметить галочками те поля, которые мы хотим видеть.
Можно изменить и режим просмотра справочника. Элементы могут располагаться как:
- Cписок,
- Иерархический список,
- Дерево.
Установим режим просмотра в виде дерева. Контрагенты при этом сгруппировались в папки по группам. Чтобы открыть папку и посмотреть содержимое группы, нажимаем на «+».
Для добавления новой группы нужно нажать «Создать группу» и ввести ее название.
Группы создаются для удобства пользователя. Можно группировать контрагентов по любому признаку, как это требует специфика работы организации. В группах могут быть созданы подгруппы. Например, в группе «Покупатели» создана подгруппа «Покупатели Физики».
Элементы справочника можно переносить в другие группы. Это можно делать разными способами. Например, нам нужно перенести часть контрагентов из группы «Покупатели Физики» в группу «Сотрудники». Для этого выделим этих контрагентов, затем нажмем «Еще», из списка выберем команду «Переместить в группу».
Элементы справочника можно группировать, изменять, просматривать досье, производить другие необходимые действия. Все операции можно посмотреть по кнопке «Еще».
Заполнение реквизитов контрагента
При работе с контрагентами нам необходимо внести их в программу, т. е. заполнить всю необходимую информацию, которая потребуется для оформления документов. Сведения могут различаться в зависимости от того, с какой категорией лиц мы работаем. Например, для юридических лиц требуется указать ИНН и все данные организации, а для физических лиц достаточно только ФИО. Откроем элемент справочника «Контрагенты». На вкладке «Основное» указан вид контрагента – юридическое лицо, все его данные (наименование, сведения об организации, банковские реквизиты и пр.).
Во второй вкладке «Документы» будут показаны все документы, которые созданы в программе с этим контрагентом.
В следующей вкладке отразятся все созданные договора по нашему контрагенту.
При этом в программе должен быть включен учет по договорам.
Вкладки «Банковские счета» и «Контактные лица» служат для отражения соответствующей информации о контрагенте.
Вкладка «Счета расчетов» предназначена для индивидуальной настройки счетов. Если у нашего контрагента счета расчетов будут отличаться от типовых настроек 1С для указанного вида валюты в договоре, то можно создать новую запись и указать счета, которые будут применяться для этого договора.
Остальные вкладки служат для указания лицензий и другой дополнительной информации. Они заполняются по мере необходимости.
Как завести нового контрагента
Создать нового контрагента можно из справочника «Контрагенты», а также из любого документа, в котором указывается контрагент.
По кнопке «Создать» открывается форма для заполнения. Информацию можно заполнить вручную или загрузить из файла в формате xml либо электронной почты.
Поддерживается также групповая загрузка в различных форматах из подготовленного списка.
Для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей есть очень удобный способ загружать сведения и выписки ЕГРЮЛ/ЕГРИП. При этом должен быть подключен сервис 1С:Контрагент». Мы вводим ИНН в поле «Начните отсюда» и нажимаем «Заполнить».
После этого система заполнит сведения из выписки, а также произведет различные проверки.
Например, будет произведена проверка на наличие такого контрагента в базе. Если ранее мы уже вводили клиента с таким ИНН, будет показано предупреждение.
Программа предупредит, если контрагент прекратил деятельность или у него не действует (изменен) КПП. Такие контакты будут подсвечены другим цветом.
В зависимости от вида контрагента потребуется заполнить различную информацию, поэтому в карточке будут созданы различные поля во вкладке «Основные».
Для юридического лица заполняются наименование, ИНН, ОГРН, КПП, банковские реквизиты, адрес, сведения о контактном лице (руководителе).
Для индивидуального предпринимателя появятся поля ОГРНИП, свидетельства о госрегистрации, данные документа, удостоверяющего личность.
У физических лиц для заполнения доступна та же информация, как для ИП, кроме данных о госрегистрации. Обязательным при этом являются только ФИО.
Аналогично заполняются досье для самозанятого.
При внесении данных о государственном органе необходимо следовать схеме заполнения для юридического лица, но дополнительно указывать вид госоргана, код отделения или инспекции.
У обособленного подразделение появится дополнительное поле «Головной контрагент».
Заполнение справочника «Контрагенты» и внесение сведений о клиентах — несложный процесс, если подключены вспомогательные сервисы и проверки. Автоматизация существенно облегчает работу пользователей. Это позволяет избежать возможных ошибок ручного ввода, обеспечивает правильность заполнения всех реквизитов, что очень важно при составлении финансовых документов.
