Ввод остатков в 1С необходимо выполнить до начала работы в программе. Это важно для корректного ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности. Выбор учетной системы зависит от вида предприятия, его размера, сложности операций и требований к отчетности. На практике бывает, что учет начинается в одной системе, но со временем возникает необходимость перейти на более подходящий программный продукт. Если вы купили 1С 8.3 Бухгалтерию, ввод остатков позволит перенести данные без потери информации.
Когда необходимо вводить начальные остатки в 1С
Перенос данных организации в виде начальных остатков применяется, когда предприятие уже вело деятельность, у него есть активы и пассивы (например, имущество, денежные средства, велись расчеты с контрагентами).
Необходимость перехода на новую программу может возникнуть если, предыдущая не удовлетворяет потребности для ведения учета, например:
- Поменялась специфика деятельности, добавились новые направления,
- Увеличились или уменьшились объемы производства, количество операций,
- Приняты сотрудники и появилась необходимость контроля расчетов с персоналом,
- Добавилась новая обязательная отчетность.
Ввод начальных остатков может быть использован и в случае, если организация уже вела учет в 1С 8.3 Бухгалтерия, но по каким-то причинам хочет начать работать в новой базе «с чистого листа». Например, если накоплено много ошибок, в том числе в предыдущих периодах, исправление которых в старой базе трудоемко или нецелесообразно.
При переходе на 1С можно перенести остатки из некоторых других систем с помощью встроенных помощников, а также специальных обработок. Если автоматический перенос невозможен или не нужен, остатки можно ввести в ручном режиме. Рассмотрим на примере, как выполнить первоначальный ввод вручную.
Ввод остатков при переходе на 1С в середине года
При переходе на 1С 8.3 Бухгалтерия в середине года начальные остатки нужно вводить на дату, предшествующую дате начала работы в новой базе. Например, при переходе с 15 сентября остатки фиксируются на 31 августа, а документы за сентябрь переносятся вручную или через обработку.
Для плательщиков НДС остатки вводятся на конец квартала. Это позволит корректно сформировать отчетность.
Сохраняется сквозная нумерация. При создании счета-фактуры указываем номер, соответствующий текущему порядку. Программа предложит значение 0000-0000001, но его нужно заменить — например, на 0000-0000452.
При вводе данных важно указать контрагента, договор и другие реквизиты, чтобы восстановить полную историю расчетов.
Подготовка к вводу остатков в 1С 8.3
Перед тем, как перенести начальные остатки в новую базу, нужно выполнить все настройки, необходимые для начала работы программы:
- Установить функциональность,
- Настроить учетную политику,
- Настроить план счетов.
Настройка функциональности потребуется, чтобы отразить нужные разделы учета. Как правильно выполнить этот процесс, подробно описано в статье о настройке программы 1С для ведения бухучёта.
Настройка плана счетов определяет используемые субконто, а значит, влияет на аналитику по счетам и точность ввода начальных данных.
От выбранной учетной политики и применяемой системы налогообложения будет зависеть, какие сведения потребуется ввести. Например, при применении УСН, можно указать сведения о непризнанных расходах. А при общей системе – сведения об НДС, а также счетах-фактурах.
Перед началом работы необходимо предварительно заполнить или перенести все справочники из старой базы. Перенос возможен с помощью обработок или загрузок из подготовленных файлов. После этого можно переходить непосредственно к заполнению.
Помощник ввода начальных остатков в 1С:Бухгалтерия 3.0
Для ввода начальных остатков в ручном режиме в программе создана обработка «Помощник ввода остатков». Открыть её можно, нажав в разделе «Главное» на «Начало работы».
Первоначально установим дату ввода остатков.
Чтобы обеспечить корректный ввод, переходить на новую программу лучше всего с 1 января. Для этого следует установить дату – 31 декабря предыдущего года.
Форма имеет три вкладки:
- Основные счета (балансовые),
- Забалансовые,
- НДС по реализации (появляется, если выбрана соответствующая система налогообложения).
При выделении нужного счета и нажатии на кнопку «Внести остатки по счету» откроется форма для заполнения сведений. В случае необходимости можно зайти в нужный подраздел учета и дополнить или изменить введенные данные.
Ввод начальных остатков по счетам в 1С возможен для бухгалтерского и налогового учета, а также по специальным регистрам. Выбор режима устанавливается в соответствующем поле.
НДС по реализации
Организации на общей системе налогообложения (ОСН или ОСНО) при переносе данных в 1С отражают остатки налога по реализованным товарам и услугам. Сведения фиксируются в разделе «НДС по реализации». Здесь важно указать суммы по регистру «НДС Продажи» и задать базу распределения, если ведется раздельный учет.
Как ввести начальные остатки в 1С 8.3 вручную
Получить информацию об остатках на конец периода можно из оборотно-сальдовой ведомости на конец года, сформированной после закрытия периода в базе переноса.
Например, организация является плательщиком НДС и применяет общую систему налогообложения.
Организация имеет остатки на конец периода по разделам:
- Основные средства, амортизация,
- Материалы,
- Товары,
- Продукция,
- Банк и касса,
- Поставщики и покупатели,
- Расчеты с бюджетом,
- Расчеты с персоналом,
- НДС по авансам,
- Капитал.
Заполним эти разделы с учетом имеющейся аналитики.
Ввод остатков основных средств в 1С
Введем остатки по стоимости основного средства (станок) и накопленной амортизации. Нажмем на кнопку «Добавить». Нам откроется новый документ для заполнения. В первой вкладке укажем первоначальную стоимость при приобретении – 1 000 000 руб.
По данным ОСВ заполним стоимость на конец года – 833 333,33 руб. и накопленную амортизацию – 97 222,23 руб.
В табличной части формы отразим всю необходимую информацию о параметрах основного средства, включая счет учета, срок полезного использования и способ амортизации.
Укажем, каким образом начисляется амортизация в бухгалтерском и налоговом учете.
Зафиксируем документ, которым станок был принят к учету, а также его дату.
Как внести остатки по товарам и материалам
Сделаем ввод остатков по материалам. Учет материалов ведется по количеству в разрезе номенклатуры. Сведения о номенклатуре, количестве и сумме указаны в ОСВ по счету 10, сформированной в старой базе. В нашем примере суммы в БУ и НУ совпадают.
Внесем эти сведения в подраздел «Материалы».
Аналогично заполним сведения о других товарно-материальных ценностях (ТМЦ): товарах и готовой продукции на складе.
Остатки по денежным средствам
Заполним остатки по денежным средствам организации с учетом аналитики по счетам.
Остаток в кассе предприятия (розничная выручка) на конец года составляет 100 000 руб. Средства на рублевом расчетном счете (поступление от покупателей) составляют 242 500 руб.
При работе с наличными важно учитывать требования законодательства к онлайн-кассам и корректно отражать операции в учете. Подробнее об этом можно узнать в статье «Работа с онлайн-кассой в 1С:Бухгалтерии 8.3».
Счета расчетов с поставщиками и покупателями
Сформируем остатки по счетам расчетов с контрагентами (поставщиками и покупателями) с учетом субсчетов, а также в разрезе договоров.
На основании этих сведений заполним начальные остатки по счетам расчета с поставщиками.
Аналогично заполним сведения о расчетах с покупателями.
Расчеты по налогам и взносам
Внесем начальные остатки по счетам расчета с бюджетом при необходимости учитывая их уровни.
Расчеты с персоналом
Внесем задолженность по расчетам с сотрудниками на конец года с указанием месяца начисления и способа выплаты зарплаты.
НДС по авансам
Заполним НДС по авансам, полученным от покупателей, учтенный на счете 76.АВ.
На конец года у организации есть авансы от покупателей (сальдо К62.02), по которым был начислен налог на добавленную стоимость и выставлен авансовый счет-фактура. Для того чтобы в дальнейшем авансовый НДС был учтен при реализации, внесем в сведения о начальных остатках, сумму налога, счет-фактуру на аванс.
Капитал
Внесем начальные остатки по уставному капиталу, нераспределенной прибыли на конец года.
Проводки при вводе остатков в 1С
При вводе остатков в 1С формируются бухгалтерские проводки, отражающие начальное состояние активов, обязательств и капитала организации. Все начальные остатки вносятся в корреспонденции со вспомогательным счётом 000. Если счёт активный, остаток фиксируется по дебету основного счёта и кредиту счёта 000; если пассивный — наоборот, по дебету счёта 000 и кредиту основного счёта.
Например, при вводе остатков денежных средств в кассе создаётся запись Дт 50 Кт 000, а по расчётному счёту — Дт 51 Кт 000. Такой же принцип применяется для дебиторской и кредиторской задолженности: Дт 62 Кт 000 — для покупателей, Дт 000 Кт 60 — для поставщиков.
При вводе остатков по основным средствам используются счета 01 и 02. Первоначальная стоимость основного средства отражается на Дт 01 Кт 000, а сумма накопленной амортизации — на Дт 000 Кт 02. Остатки товаров на складе фиксируются по счету 41, например, Дт 41 Кт 000. Важно корректно указать количество и стоимость, чтобы данные в учёте соответствовали фактическим остаткам.
Проверка начальных остатков в 1С
Когда все данные в программу 1С:Бухгалтерия 8.3 внесены, нам нужно убедиться в правильности ввода остатков.
Начальные остатки в 1С вводятся с использованием вспомогательного счёта 000, который корреспондирует со счетами учета. При внесении данных система отражает эту сумму по счету учета остатка и счету 000. Если всё заполнено правильно, будет соблюден баланс и сальдо по вспомогательному счету обнулится.
Сформируем оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) на дату ввода начальных остатков и за первый день нового периода.
На дату ввода отражены обороты по вспомогательному счету, его сальдо равно 0.
В периоде начала учета счет 000 уже не отражается в ведомости, а значение баланса соответствует нашим первоначальным данным.
При возникновении неточностей можно вернуться к документу ввода остатков и внести исправления. Чтобы избежать ошибок, нужно внимательно вносить данные, а также заполнять необходимую аналитику. Помощник ввода остатков обеспечивает корректный перенос всех данных по бухгалтерскому и налоговому учету с возможностью внесения сведений в специальные регистры. После правильного переноса можно будет продолжать вести учет, формировать все необходимые отчеты в соответствии с требованиями организации.
