Книги покупок и продаж в 1С — это обязательные налоговые отчеты, которые служат для систематизации данных из первичных документов, связанных с НДС. Их основная задача — отражение операций, влияющих на начисление и вычет налога, что обеспечивает точный расчёт НДС, подлежащего уплате в бюджет. Корректное ведение регистров в программе 1С Бухгалтерия версии 8 помогает избежать ошибок и упрощает процесс формирования налоговой отчётности.
Перед подготовкой декларации по НДС необходимо убедиться в том, что все операции отражены в книгах покупок и продаж без ошибок. По завершении квартала эти данные переносятся в разделы 8 и 9 декларации, что делает корректное заполнение регистров критически важным для соблюдения требований налогового законодательства.
Разберем, как сформировать книги покупок и продаж в 1С, какие операции в них включаются и на что следует обратить внимание, чтобы избежать распространенных ошибок.
Настройка применения НДС
Учет НДС и его отражение в отчетности происходит в соответствии с выполненными первоначальными настройками программы. Плательщики НДС, применяющие общую систему налогообложения, выполняют настройку учетной политики по НДС, исходя из специфики своей деятельности. Здесь настраивается освобождение от налога, ведение раздельного учета, порядок регистрации с/ф на аванс и другие показатели.
Для упрощенцев, которые платят налог на добавленную стоимость, предварительно отмечается применение НДС на вкладке «Система налогообложения». Далее на вкладке «НДС» выбирается ставка, от которой будет зависеть состав дальнейших настроек. При выборе ставок 5 и 7% будут недоступны настройки, связанные с вычетом входящего НДС, т. к. для этих ставок вычет не может быть применен. Более подробно читайте в нашей статье о настройке НДС для УСН с 2025 года в 1С.
Заполнение книг покупок и продаж
Книги покупок и продаж составляются по форме, утвержденной Правительством РФ.
Книга покупок определяет суммы НДС к вычету. Сюда попадает информация о приобретениях и другие операции, в которых НДС предъявляется к вычету. Регистрируются входящие счета-фактуры, выписанные поставщиком.
Книга продаж служит для определения исчисленного НДС. В ней содержится информация по операциям продаж, получения авансов от покупателей и других операций, при которых происходит начисление налога. Регистрируются выставленные с/ф.
Книги покупок и продаж – это два отчета. Их можно сформировать:
- В разделе НДС,
- Из помощника расчета НДС при закрытии месяца.
За формирование книг отвечают специальные регистры накопления: «НДС продажи» и «НДС покупки». Записи в них создаются, когда мы проводим документы. Документация может быть как первичной (например, счет-фактура, УПД, таможенная декларация), так и специальной (по формированию записей). Как правило, специальные документы проводятся в конце квартала при закрытии месяца.
Документ «Формирование записей книги покупок» состоит из нескольких вкладок и отражает суммы налога по различным операциям.
Мы можем заполнить каждую вкладку отдельно или сразу весь документ, нажав кнопку «Заполнить документ».
Документ «Формирование записей книги продаж» восстанавливает НДС, если он был принят к вычету с авансов поставщикам.
Рассмотрим, как заполняются книги при выполнении операций на конкретных примерах.
Приобретение товара
Наша организация на ОСНО применяет ставку НДС 20% и приобретает у ООО «Хороший поставщик» товар — паркетную доску. ООО «Хороший поставщик» работает на УСН и платит НДС по ставке 5%. Стоимость товара составляет 105 000 руб., в том числе НДС — 5 000 руб. Оплата осуществляется в 2 этапа: аванс – 50 000 руб. и окончательная оплата после отгрузки – 55 000 руб.
Отразим оплату аванса. Укажем сумму — 50 000 руб. и ставку поставщика – 5%. Сумма НДС будет рассчитана по ставке 5/105 и заполнена автоматически. После получения оплаты продавец выставляет и передает нам счет-фактуру. Внесем его на основании документа оплаты.
С/ф полученный с кодом операции 02 будет отражать НДС по расчетной ставке в сумме 2 380,95 руб. При полученном с/ф на аванс, НДС можно принять к вычету. Это право организации, но не обязательное правило. Если принято такое решение, то отметку «Отразить вычет НДС в книге покупок» необходимо оставить. Тогда появится запись в «НДС покупки», а сумма налога окажется в книге покупок.
Создадим документ поступления товаров, указав количество, стоимость товара и ставку НДС поставщика — 5%. Вместе с накладной ООО «Хороший поставщик» передал нам счет-фактуру, который мы зарегистрируем по предоставленной ссылке. Полученный счет-фактура с кодом 01 отразит НДС в размере 5 000 руб. По умолчанию при формировании счета-фактуры активирована функция «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения», который автоматически создаёт запись в регистре «НДС покупки». Если её отключить, то запись будет внесена документом «Формирование записей книги покупок». Мы оставим настройку включенной, чтобы НДС был отражен данным документом.
С/ф полученный отразил поступление в регистре «НДС Покупки».
Выполним окончательную оплату поставщику на сумму 55 000 руб. по условиям договора. НДС, выделенный в документе окончательной оплаты, уже не будет отражен в книге покупок. Вся сумма налога к вычету уже учтена документом поступления. При попытке создать авансовый с/ф на основании документа оплаты, программа не «увидит» аванс во взаиморасчетах с контрагентом и сообщит об этом.
Перейдем к закрытию месяца. Выполним регламентные операции по формированию записей и сформируем книгу покупок. В ней отразится НДС к вычету: с аванса – 2 380,95 руб. и с отгрузки – 5 000 руб. Отраженная в книге покупок общая сумма налога — 7 380,95 руб.
Сформируем книгу продаж. Принятый НДС с авансов в сумме 2 380,95 руб. восстановлен и отражен в книге продаж.
В результате НДС к вычету будет составлять 5 000 руб. (7 380,95 – 2 380,95).
Реализация товара
Наша организация продает товар покупателю ООО «Вишенка». По условиям договора сумма продажи составляет 180 000 рублей, в том числе НДС — 30 000 руб. ООО «Вишенка» оплачивает аванс в сумме 100 000 руб. При поступлении денежных средств создадим счет-фактура выданный.
Он сформирует запись в регистре «НДС продажи», и сумма налога появится в книге продаж.
Произведем отгрузку товара документом с видом «УПД». Сформируется запись в регистре «НДС продажи» на сумму НДС 30 000 рублей.
Отразим окончательную оплату от ООО «Вишенка». Выделенный НДС уже не будет отражаться в книге продаж, ведь он в полной сумме учтен при реализации.
Сформируем книги покупок и продаж, предварительно выполнив регламентные операции НДС при закрытии месяца.
В книге продаж будут сделаны записи по отражению НДС: 30 000 рублей – по реализации, 16 666,67 руб. – по авансам, полученным от ООО «Вишенка».
В книге покупок НДС с авансов в сумме 16 666,67 руб. будет принят к вычету.
В результате НДС к оплате будет составлять 30 000 руб. (30 000 + 16 666,67 – 16 666,67).
Заполнение книг покупок и продаж в программе 1С Бухгалтерия происходит по данным учета. При проведении документов в системе автоматически создаются записи в регистрах, которые используются для формирования данных книг. Важно внимательно отнестись к работе с первичными документами, с/ф, правильно выделять НДС и регистрировать с/ф. Ведь эти данные являются основой для формирования книг покупок и продаж, а затем включаются в разделы декларации по НДС.
