Программа 1С Бухгалтерия 8 3 содержит множество стандартных отчетов. Они сгруппированы по разделам и включают информацию, которая наиболее часто запрашивается пользователями. Если типовой отчетности недостаточно и нужна дополнительная информация, на помощь может прийти универсальный отчет. Формируется он по различным типам данных и позволяет получать сведения по собственному запросу.
Состав и формирование отчета
В 1С:Бухгалтерии универсальный отчет находится в разделе стандартных отчетов. С его помощью можно вывести информацию по многим объектам программы: документам, справочникам, специальным регистрам. Настройка и формирование отчета состоит из нескольких этапов.
Задаем параметры
В верхней части расположены параметры отчета. «Тип объекта» – основной параметр. От него будет зависеть дальнейшее заполнение и видимость остальных элементов.
Например, при выборе типа объекта – «Справочник», параметр «Период» не будет отображаться, ведь у справочников не бывает временных периодов.
Значение «Имя объекта» служит для детализации типа объекта. К примеру, если мы выбираем тип объекта «Документ», то в поле «Имя объекта» станет доступен выбор типовой документации, которая есть в программе.
Параметр «Имя таблицы» используется для дальнейшей детализации. Здесь выбираются данные, по которым будет создаваться отчет. Если в качестве объекта выбран документ реализации, то нужно будет определиться, по какой части документа мы хотим сформировать отчет (основные данные, табличные части).
Производим настройки
Отчет может быть простым и расширенным. Простой вариант не имеет настроек и выведет в таблицу все показатели по объекту. Обычно используют расширенный вариант, который можно настроить по своему усмотрению.
Мы можем отфильтровать отчет по нужным параметрам. Для этого в первой вкладке есть возможность настроить отбор и выбрать его условие. Если отметить несколько вариантов, отчет будет сформирован с учетом всех заданных условий.
Вторая вкладка показывает поля отчета. Изначально они будут все отмечены галочками. Оставляем только нужные, а остальные галочки снимаем. Чтобы быстро снять все отметки, выберем команду «Снять флажки», а затем вручную установим галочки напротив требуемых полей.
На этой вкладке настраиваются и расположения столбцов в отчете. Синими стрелками можно перемещать поля вверх/вниз и выстраивать их в нужном порядке.
Если необходимо вывести дополнительные поля, которых нет в отчете, воспользуемся кнопкой «Добавить». Добавлять можно поля и из нижних уровней. Для этого нажимаем на «+» и разворачиваем группу. Доступен выбор системных полей, а также полей с вычисляемыми значениями. Чтобы это сделать, добавляем поле с видом «Формулы», устанавливаем наименование (пример: Количество в п. м.) и задаем саму формулу (пример: Количество*2).
Поля отчета можно сгруппировать вместе или, наоборот, разделить комплексные данные.
Для создания группы выделяем нужные поля и выбираем команду «Сгруппировать». Вводим заголовок для группы и отмечаем вариант расположения.
Разделение полей производится обратной командой «Разгруппировать».
Оформляем отчет
На вкладке «Оформление» можно настроить внешний вид отчетного документа, переименовать название столбцов, задать элементы условного оформления. Чтобы установить новый элемент оформления, нажимает «Добавить».
Выводим структуру
Если отчетность формируется на основании выбранных полей во вкладке «Поля и сортировки», то на вкладке «Структура» автоматически устанавливается «Детальные записи», а состав группировки не заполняется.
Можно создать свою структуру отчета. Например, определить состав группировки для детальных записей и добавить новую таблицу. По кнопке «Добавить» формируем, из чего будут состоять строки и столбцы таблицы.
Вариантов формирования отчетного документа множество. Рассмотрим, как на примере универсального вывести нужную нам информацию.
Пример составления отчета
Предположим, что наша организация занимается торговлей и нам нужно получить информацию о продажах товаров определенной группы в разрезе покупателей. Необходимо вывести количество, цену и сумму проданного товара. Также должен быть указан документ, по которому продавался товар и купивший его покупатель.
Отчет будем формировать на основании созданных в системе реализаций, поэтому в качестве объекта выберем этот документ. Установим период, за который нужно получить сведения.
Выберем поля, которые нам нужны. Чтобы в отчет попали покупатели, добавим это поле. В документах реализации покупатель отражается как «Контрагент». Это поле не отражается в верхнем уровне. Чтобы его добавить, выделяем «Реализация» и раскрываем подуровни. Находим там «Контрагент» и добавляем его.
Чтобы данные о покупателе были отражены в отдельной колонке, создадим группу.
Установим отбор для продаваемого товара. В нашем примере нужный нам товар находится в группе «Ограждения». Установим этот фильтр и выберем условие «В группе».
Сформируем отчетность и посмотрим, что получилось. В принципе, основную информацию мы получили. Такой отчет можно перенести в Excel и доработать. Но можно сделать его более удобным в самой программе.
В поставленной задачи нам нужно для каждого товара вывести и подытожить информацию по продажам. Для этого немного изменим структуру отчета.
Сформируем отчетный документ, развернем его по нижнему уровню.
В полученном отчете для каждого товара будет выведены строки о его реализации с указанием необходимых сведений.
Удалим ненужную колонку (количество записей).
Убираем лишние наименования в верхней части отчета. Отмечаем галочкой элемент «Текст» и присваиваем ему пустое значение. Применим это условное оформление к полю «Реализация (акт, накладная, УПД)» в шапке.
Нажимаем «Записать и сформировать». Отчетный документ приобретет нужный нам вид.
Готовый отчет можно сохранить, распечатать или отправить по электронной почте. Если такой отчет еще понадобится в будущем, можно сохранить его вариант и использовать при необходимости.
Универсальный отчет в программе 1С:Бухгалтерия открывает множество возможностей для бухгалтера. Он позволяет получить сведения как на основании документов, введенных в программу, так и других объектов конфигурации. Отчет может быть применен, когда нужно «вытащить» особенные или редко используемые сведения. Кроме того, иногда проще сформировать универсальный отчет, чем подбирать и видоизменять нужный типовой. Принцип его формирования не отличается от стандартных, поэтому не вызывает особых трудностей. Применение универсального отчета для повседневных задач может существенно облегчить работу и сэкономить время пользователей.
