Расчетный листок — официальный документ, который в обязательном порядке предоставляется сотруднику для информирования о структуре его вознаграждения за отчетный период. Он содержит полную детализацию всех начисленных сумм, налоговых вычетов и произведенных удержаний. В типовых конфигурациях 1С предусмотрены различные варианты его формирования, что позволяет бухгалтеру выбрать наиболее подходящий.
Где найти расчетный листок в 1С:ЗУП
Расчетный листок в 1С:ЗУП — это форма, которую можно вывести на печать из документа «Начисление зарплаты и взносов» или из отчета «Расчетный листок». Она содержит детализацию начислений и удержаний по заработной плате сотрудника за определенный период.
Расчетный лист можно найти в документах начисления зарплаты или в разделе отчетов по зарплате.
- Документ начисления зарплаты. Здесь расчетный лист формируется как печатная форма, привязанная к документу. В расчетный лист попадет только те сотрудники и информация, которые есть в документе. Это удобно для проверки начислений и выплат сразу из документа-основания. Такой способ можно использовать, чтобы выдать расчетный листок конкретным работникам, например, при увольнении.
- В разделе отчетов по зарплате расчетный лист – это отчет, который можно настраивать.
Как сформировать расчетный листок по нескольким сотрудникам в 1С:ЗУП
При начислении зарплаты часто нужно проанализировать начисления и удержания. Чтобы в 1С вывести к просмотру расчетные листки по нескольким сотрудникам из документа начисления, нужно выполнить несколько шагов.
- Выделить нужных работников в табличной части. Алгоритм выделения строк похож на выделение, например, в Word или Excel: отмечаем одну строку, а затем, зажав клавишу Shift или Ctrl, выделяем выборочно остальные нужные строки. Чтобы выделить всех – нажимаем Ctrl+A. Если по одному работнику создано несколько строк (например, начислен оклад и премия), то достаточно вывести на печать один расчетный листок – туда попадут все начисления.
- Нажать кнопку «Расчетный листок» над табличной частью или «Еще – Расчетный листок».
При формировании расчетного листа в ЗУП из отдела отчетов можно установить отбор по нужным сотрудникам. Тогда сформируются расчетные листы только по выбранным работникам. Рассмотрим, как формируется этот отчет и какие его настройки можно использовать.
Формирование расчетного листка в разделе «Отчеты по зарплате» в 1С:ЗУП
Из раздела «Отчеты по зарплате — Расчетный листок» для формирования расчетных листков есть несколько отчетов:
- Расчетный листок — сводный вариант, который показывает полную финансовую картину по сотруднику. Данные по основному месту работы и совместительству объединяются в одном документе.
- Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам — формирует отдельный расчет для каждого рабочего места, что удобно для раздельного учета.
- Расчетный листок за первую половину месяца — отражает расчеты по авансам. К этому отчету можно перейти через меню «Другие отчеты».
Для каждой формы отчета предусмотрены аналогичные настройки. Наиболее востребованные уже выведены в меню быстрых настроек. Нажимаем на значок фильтра в правом верхнем углу, чтобы открыть их.
Здесь можно установить группировку по организациям, подразделениям и сотрудникам. Если нужно выбрать одного работника – выбираем его ФИО в поле «Сотрудник».
Вывод данных по нескольким работникам выполняется через изменение условия отбора в группе быстрых настроек на «В группе из списка», после чего в строке «Сотрудник» подбираются нужные ФИО.
Чтобы детализировать начисления и удержания в расчетном листе, нажимаем «Настройки». В простом варианте отчета отмечаем галочками, что нужно вывести в отчет.
Расчетный лист в 1С:ЗУП может отражать задолженность перед работником по дате начисления или по дате выплаты. Это зависит от общих настроек, которые применяются ко всем отчетам программы. Например, мы начислили зарплату 30 июня, а выплатили 07 июля.
- Погашение долга появится в расчетном листе за июнь при использовании настройки «По месяцам расчета зарплаты».
- В июльском расчетном листе долг считается погашенным при включенной опции «По данным бухучета».
Когда все настройки установлены, переходим к формированию расчетного листка.
- Устанавливаем дату – обычно это полный месяц. Если указать более длительный период – за каждый месяц сформируется отдельный расчетный лист. Начисления аванса в отчете «Расчетный листок» не отразятся. Для этого нужно использовать отчет «Расчетный листок (за первую половину месяца)».
- Нажимаем «Сформировать» и выводим листок для печати.
Как распечатать расчетный листок в 1С:ЗУП
Расчетный лист должен передаваться работнику не реже, чем раз в месяц, в день выплаты и при увольнении. Сформированный расчетный лист можно отправить по электронной почте работнику или создать рассылку каждому сотруднику.
Если организация использует бумажные листки, их распечатывают и передают работнику. Чтобы при массовой печати расчетный лист выводился на отдельный лист – в настройках должна быть установлена галочка «Не жалеть бумаги». Для печати нажимаем иконку с принтером. Перед печатью можно предварительно просмотреть документ и проверить количество листов.
Расчетный листок в 1С:Бухгалтерия
Расчетный листок в 1С:Бухгалтерия — это зарплатный отчет, который формируется на основании данных о начислениях и удержаниях, отраженных в документах и регистрах программы. Он содержит подробную информацию о видах начислений, налогах и других удержаниях за определенный период.
Отчет расположен в разделе «Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате».
- Расчетный листок – формируется по итогам месяца (при окончательном расчете).
- Расчетный листок (за первую половину месяца) – при выплате аванса. Отчет создается только при наличии документа «Начисление зарплаты» с видом операции «Аванс». Если такой документ не был создан или введено начисление за весь месяц, то и листок за первую половину месяца не будет заполнен.
Аналогично 1С:ЗУП, расчетный листок в бухгалтерской программе может быть сформирован как с разбивкой по рабочим местам (для совместителей), так и одним отчетом по всем местам.
Вид расчетного листа может быть настроен в соответствии с потребностями пользователя. Можно включать или исключать определенные начисления и удержания, настраивать форму расчетного листка, чтобы вывод соответствовал требованиям бухгалтерии или компании.
Например, в компании используются бумажные расчетные листы и нужно зафиксировать, что они выданы работникам. Эту запись неудобно каждый раз вносить вручную, поэтому внесем изменения в макет расчетного листа. Переходим в раздел «Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Макеты печатных форм» и находим макет «Расчетный лист настраиваемый». Открываем макет для редактирования. Редактировать нужно очень осторожно, чтобы не изменить параметры и ячейки. В пустое поле вносим необходимую надпись.
После сохранения изменений макета формируем отчет. В расчетном листке появилась надпись, подтверждающая получение. Теперь расчетный лист можно распечатать в двух экземплярах – один передается работнику, а второй остается в бухгалтерии с подписью сотрудника о вручении.
Формирование расчетных листков в 1С легко подстраивается под задачи компании: можно выбрать нужную форму, настроить детализацию и быстро подготовить документы для сотрудников.
