Учет ДМС в 1С требует внимательности: расходы признаются постепенно, нормируются для налога на прибыль, а стоимость полисов нередко компенсируется из зарплаты работников. Разберем, как настроить ДМС в 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП КОРП: от оплаты страховой премии до прикрепления сотрудников, удержаний и отчетности.
Признание расходов на ДМС в бухгалтерском и налоговом учете
Расходы организации по договору ДМС — это уплаченная страховая премия. При единовременной оплате она признается равномерно в течение всего срока действия договора. Если премия перечисляется частями, расходы учитываются по мере оплаты каждой части, но не раньше периода, к которому она относится.
Порядок отражения зависит от категории застрахованных:
- Затраты на ДМС работников учитываются на счетах 20, 26, 44 в зависимости от вида деятельности сотрудника.
- Страхование родственников работников и бывших сотрудников отражается на счете 91.02 только в бухгалтерском учете. В налоговом учете такие расходы не принимаются.
В бухгалтерском учете стоимость ДМС сотрудников списывается полностью. В налоговом учете действует лимит — не более 6% от расходов на оплату труда. При его расчете учитывается сумма начислений в пользу всех работников, включая выплаты по договорам ГПХ, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Чтобы признать расходы в НУ в пределах норм, должны быть соблюдены условия:
- Срок договора ДМС для работника – не менее 1 года.
- У страховой компании есть лицензия, и страховая премия оплачена.
Как отразить ДМС в 1С:Бухгалтерия 8.3
Страховая премия, оплаченная страховой компании, учитывается как предоплата за будущие страховые услуги (аванс). При оплате премия отражается на счете 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а в дальнейшем распределяется по сотрудникам на счете 76.01.9 «Платежи (взносы) по прочим видам страхования».
При оплате страховщику указываем:
- Вид операции – «Прочее списание».
- Получатель и Контрагенты – страховая компания.
- Договоры – договор страхования с видом «Прочее».
Чтобы провести ДМС в 1С и отнести уплаченную страховую премию на каждого работника, используется документ «Операция». В нем формируются проводки по полисам ДМС в 1С:Бухгалтерия:
Д 76.01.9 К 76.09 – на сумму премии, уплаченной за каждого работника.
Сумма премии, относящаяся на конкретного сотрудника, определяется исходя из условий договора: либо равными долями, либо пропорционально стоимости полиса для каждого застрахованного.
Счет 76.01.9 ведется в разрезе субконто «Расходы будущих периодов», что позволяет ежемесячно списывать уплаченную премию на расходы.
Для каждого работника создаем отдельный элемент справочника «Расходы будущих периодов», в котором указываем:
- Наименование – любое понятное. Например, ДМС + ФИО работника.
- Вид страхования – Страхование на оплату медицинских расходов.
- Указываем срок действия договора ДМС.
- Счет затрат – выбирается в зависимости от учетной политики.
Детализация по сотрудникам нужна для точного отражения операций по каждому застрахованному.
- Разделение по счетам затрат.
Заработная плата и сопутствующие расходы (включая страховку) сотрудников разных отделов должны относиться на соответствующие счета. Например, расходы на страховку производственного персонала – на счет 20 (23, 25), администрации – 26, а сотрудников отдела продаж – на счет 44. Пофамильный учет позволяет автоматизировать это распределение.
- Сторнирование и корректировки.
Если сотрудник увольняется или исключается из программы страхования до истечения года, страховая компания обычно возвращает часть премии либо зачитывает ее при страховании новых сотрудников. Детализация позволяет определить сумму несписанной части страховой премии по конкретному человеку, сторнировать излишне учтенные расходы и корректировать налоговую базу.
Списание страховой премии на расходы происходит при закрытии месяца. Регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» признает расходы по уплаченной премии, которая приходится на текущий месяц. Распределение по работникам отражается в одноименной справке-расчете.
В НУ расходы учитываются в пределах норм (6% от ФОТ). Например, начисленная заработная плата за июль составляет 172 500 рублей.
В НУ признано 172 500 × 6% = 10 350 рублей.
Норматив 6% применяется к расходам на оплату труда с начала налогового периода, в котором заключен договор ДМС. В примере за июль ФОТ составил 172 500 руб., поэтому месячный норматив – 10 350 руб. Суммы, не принятые в НУ в текущем месяце, могут быть учтены в следующих месяцах в пределах годового лимита. Проверить отражение премии в НУ можно с помощью справки «Нормирование расходов».
Настройка учета ДМС в 1С:ЗУП
Если кадровый учет ведется в 1С:ЗУП версии КОРП, это позволяет вести дополнительную аналитику по договорам ДМС и автоматизировать удержания по полисам. Чтобы воспользоваться расширенными возможностями программы, включим функционал «Ведется учет ДМС» в разделе «Настройка – Кадровый учет – Добровольное медицинское страхование (ДМС)».
Если планируем удерживать стоимость полиса из доходов работника – проставим отметку «Используются удержания ДМС из зарплаты».
В настройке состава начислений и удержаний на вкладке «Удержания» отметим использование удержаний по ДМС из зарплаты.
После включения опции автоматически создается вид удержания «Удержание за ДМС», который указывается в договоре ДМС и при дальнейшем прикреплении сотрудников.
Если в организации удерживается плата за расширение программы ДМС или за ДМС для родственников и эти удержания нужно анализировать отдельно, то можно создать отдельные виды удержаний для каждого случая.
Как создать договор ДМС в 1С:ЗУП
Для создания договора страхования открываем раздел «Кадры – Медицинское страхование – Договоры страхования».
В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать договор» и заполняем шапку документа: указываем номер договора, дату начала и окончания его действия, выбираем организацию и страховую компанию.
- Условия договора.
В этой группе настраиваем дополнительные опции. Можно автоматически откреплять работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком или фиксировать дату прикрепления в зависимости от даты документа. Опция «Используются расширения программ» пригодится, когда договором предусмотрены дополнительные пакеты медицинских услуг. Например, одному сотруднику нужна стоматология, а другому – плановая госпитализация. После включения этой опции в документах прикрепления появится возможность выбрать расширение программы.
- Программы страхования.
Фиксируем одну или несколько программ страхования, указанных в договоре. Они будут доступны для выбора при прикреплении сотрудников к этому договору. В программе указаны: страховая компания, краткое описание программы, стоимость страховой премии для сотрудников и родственников.
- Возрастные коэффициенты повышения.
Здесь заполняем коэффициенты, на которые повышается страховая премия в зависимости от возраста застрахованного лица согласно договору страхования. При прикреплении сотрудников и их родственников программа автоматически пересчитает стоимость полиса с учетом введенных значений.
- Настройки удержаний.
Указываем правила удержания страховой премии: периодичность (единовременно, ежемесячно или по графику) и процент удержания. Определяем, за кого удерживать стоимость – за самого сотрудника, за его родственников или за обоих. Эти настройки будут применяться ко всем работникам, прикрепленным к договору. При необходимости их можно будет изменить для конкретного работника при его прикреплении.
- Отправляемые сведения.
Отмечаем, какие данные физлиц будут нужны для прикрепления, а также настраиваем возможность проверки их заполнения.
Прикрепление сотрудников к программам ДМС в 1С:ЗУП
После создания договора переходим к прикреплению сотрудников. Это можно сделать из рабочего места «Медицинское страхование» или из журнала «Документы медицинского страхования» (раздел «Кадры» – «Медицинское страхование»).
При создании документа прикрепления выбираем страховую компанию и договор. В табличной части указываем сотрудников, а для каждого из них 1C автоматически подставляет программу страхования, страховую премию и настройки удержаний из договора.
На вкладке «Страхование родственников» при необходимости добавляем членов семьи сотрудника, для которых также действует полис ДМС. Программа автоматически рассчитает стоимость и удержания для каждого застрахованного лица. Здесь можно скорректировать общие правила и «подстроить» их под конкретного сотрудника – для одного работника это может быть компенсация только ДМС для родственника, а для другого нужно понизить процент удержания, чтобы после всех вычетов сотрудник получил зарплату не ниже МРОТ.
При прикреплении сотрудника к программе ДМС можно распечатать заявление на удержание страховой премии из зарплаты и отдать на подпись работнику. В документе автоматически отражаются сумма удержания, ее расшифровка и график. Это подтвердит согласие работника на удержания и исключит возможные разногласия.
Учет изменений условий страхования и отчеты в 1С:ЗУП
В процессе работы условия страхования могут меняться: принимаются новые сотрудники, увольняются старые, меняются программы. Для отражения таких изменений в программе предусмотрены документы «Изменение условий медицинского страхования» и «Открепление от программ медицинского страхования». Документы можно создать из журнала «Документы медицинского страхования», выбрав нужный вариант (изменение условий или открепление).
При заполнении изменений выбираем сотрудника, указываем новые условия страхования, программу и при необходимости изменяем настройки удержаний. Программа автоматически пересчитает суммы и отразит изменения в учете.
При изменении условий важно помнить о налоговых последствиях в отношении страховых взносов. Если договор ДМС заключен на срок не менее одного года, страховые взносы на сумму страховой премии не начисляются. Это условие освобождения прямо указано в подпункте 1 пункта 3 статьи 422 Налогового кодекса РФ.
Однако если сотрудник увольняется до истечения года с момента его включения в программу либо переходит на другую программу, которая относится к другому договору, то условие годового срока нарушается. В этом случае работодатель обязан доначислить страховые взносы на уплаченную за этого сотрудника страховую премию за фактический период действия договора и сдать уточненный расчет по страховым взносам.
Аналогичная ситуация возникает при приеме новых сотрудников: если новый работник включается в действующий годовой договор, срок страхования которого для него составит менее года, страховые премии по нему также могут потребовать обложения взносами. Это нередко вызывает споры с проверяющими.
В 1С:ЗУП предусмотрены отчеты, позволяющие контролировать прикрепление работников по программам и договорам, расходы на ДМС и удержания с сотрудников (раздел «Кадровые отчеты – Медицинское страхование»). Например, отчет «Программы страхования» позволяет получать информацию по каждому договору: наименование программы, даты прикрепления и открепления сотрудников, фактическая страховая премия. Отчет можно сформировать как по всем сотрудникам, так и по конкретному работнику, что удобно для проверки сроков страхования и своевременности открепления уволенных сотрудников.
В 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП КОРП можно автоматизировать трудоемкие процессы по отражению ДМС: учитывать расходы будущих периодов с детализацией по сотрудникам, рассчитывать удержания и контролировать сроки страхования. Главное – внимательно заполнять параметры договора, своевременно отражать кадровые изменения и помнить о налоговых последствиях при нарушении годового срока договора, чтобы избежать доначисления страховых взносов и споров с проверяющими.
